HarianBorneo.com, BALIKPAPAN – Guna memaksimalkan pengelolaan kearsipan, Sekretariat DPRD Kaltim menggelar kegiatan pembekalan pengelolaan penataan arsip, di Ballroom Hotel Blue Sky Balikpapan, Sabtu (4/3).
Acara yang dibuka Kepala Bagian Umum dan Keuangan Sekeretariat DPRD Kaltim, Hardiyanto, menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim. Sejumlah peserta yang merupakan karyawan di lingkungan Setwan Kaltim itu terlihat antusias. Ini terlihat ketika banyak yang bertanya pada sesi diskusi yang dipandu oleh Perencana Ahli Muda Bagian Fasilitasi Penganggaran dan Pengawasan Setwan Kaltim, Ismi Nila Sawitri.
Dalam sambutannya, Hardiyanto menuturkan, tujuan dari dilaksanakannya kegiatan ini diharapkan akan terwujudnya pengelolaan kearsipan yang lebih baik dan maksimal di lingkungan Sekretariat DPRD Kaltim.
“Seluruh perwakilan bagian yang hadir khususnya yang menangani kearsipan bisa mendapatkan masukan dan pemahaman yang sama sehingga dalam pelaksanaanya kedepan bisa meningkatkan kinerja demi terwujudnya pengelolaan arsip yang baik,” tuturnya.
Terkesan sederhana, akan tetapi menurut dia pengelolaan arsip berperan vital dalam mewujudkan pemerintahan yang baik, transparan dan akuntabel, maka sebab itu dalam pelaksanaanya perlu mengikuti pedoman tentang penyusunan dan penyimpanan kearsipan.
Kabid Pengelolaan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kaltim, Dyayadi menyampaikan, penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional dilakukan untuk pengelolaan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN).
Pembangunan SKN dilaksanakan dengan menyusun kebijakan kearsipan di tingkat nasional di bidang pembinaan, pengelolaan arsip, pembangunan SKN dan pembentukan IKN, organisasi, pengembangan SDM, sapras, perlindungan dan penyelamatan arsip, sosialisasi kearsipan, kerjasama dan pendanaan.
Pembinaan kearsipan di tingkat provinsi dan kabupaten/kota meliputi, koordinasi penyelenggaraan kearsipan, penyusunan pedoman kearsipan, pemberian bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan, sosialisasi kearsipan, pendidikan dan pelantikan kearsipan, dan perencanaan, pemantauan, dan evaluasi.
“Kendala yang sering terjadi dokumen arsip yang beberapa tahun lalu ketika diperlukan sulit dicari atau ditemukan karena penyimpanan yang kurang rapi. Padahal, arsip tersebut sangat diperlukan, ini persoalan yang perlu diselesaikan. Bahkan, ada beberapa terjerat kasus hukum karena tidak dapat menunjukkan dokumen yang diperlukan. Dokumen itu penyelamatan. Siaga dengan arsip. Dimulai dari tingkat keluarga, mulai dari dokumen pernikahan, tamat belajar dan lainnya,” paparnya.
Arsiparis Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim, Risnawati yang membawakan materi pengelolaan arsip dinamis di lingkungan DPRD Kaltim menjelaskan, dalam pengelolaan arsip terbagi dua yakni pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis.
Arsip dinamis terbagi dalam arsip vital seperti surat lelang, akte pendirian dan lainnya. Arsip aktif berupa dokumen-dokumen dibawah yang usianya dibawah sepuluh tahun, sedangkan arsip inaktif dokumen diatas sepuluh tahun.
“Meminimalisir arsip inaktif yang tidak tersusun dengan baik. Ini diperlukan SDM yang menginfentarisir dokumen-dokumen arsip sepanjang tahun.
Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Ia mengingatkan penyusunan arsip terjadi saat pemindahan, pemisahan, dan penyerahan arsip statis. Oleh sebab itu pentingnya pemeliharaan berupa pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip. (NF/Adv/DPRDKaltim)
