HarianBorneo.com, TENGGARONG – Pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan efisien menjadi prioritas Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar). Hal itu ditegaskan Asisten III Setkab Kukar, Dafip Haryanto, dalam Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah Tahun 2025 yang digelar di Ruang Rapat Aji Imbut, Rabu (18/6/2025).
Menurut Dafip, arsip adalah fondasi penting dalam menjalankan roda pemerintahan yang transparan dan berorientasi hasil. “Arsip bukan hanya berkas mati. Ia menjadi sumber informasi, bukti hukum, alat kontrol, hingga refleksi sejarah kelembagaan,” ungkapnya.
Dafip meminta agar seluruh unit kerja lebih aktif melaporkan dan mendokumentasikan kegiatan kearsipan secara periodik. Ia juga menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang ceroboh akan berdampak pada buruknya pengambilan keputusan dan pencatatan kebijakan pemerintah.
“Ada konsekuensi administratif bagi bagian yang lalai dalam pengelolaan arsip. Kita ingin budaya tertib arsip menjadi bagian dari sistem kerja harian,” ujarnya.
Varia Fadillah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar menambahkan, tujuan utama pemusnahan arsip adalah mengurangi beban ruang simpan, menekan pertumbuhan dokumen yang tidak bernilai, dan meningkatkan efisiensi.
“Dokumen yang layak dimusnahkan adalah yang telah melewati masa retensi, tidak memiliki nilai guna hukum, serta tidak berdampak terhadap kepentingan publik dan institusi,” jelasnya.
Proses pemusnahan arsip, lanjut Varia, tetap harus dilakukan secara cermat dan terstandarisasi sesuai dengan jadwal retensi dan kaidah kearsipan yang berlaku.
Langkah ini juga sejalan dengan upaya modernisasi sistem arsip melalui digitalisasi. Arsip-arsip penting akan dikonversi ke sistem digital untuk kemudahan akses, efisiensi pengelolaan, dan keamanan data jangka panjang.
“Ini bagian dari reformasi administrasi. Harapan kami, arsip di Kukar tidak hanya tersimpan baik, tetapi juga bisa menjadi alat bantu manajemen pembangunan,” pungkasnya. (VY/Adv/DiskominfoKukar)
